La classification et la conservation de ses documents papiers sont primordiales. En France, une grande partie des tâches administratives sont toujours dématérialisées. Elles concernent à la fois les particuliers mais aussi les entreprises.
Ces tâches sont considérées pour un grand nombre comme un « fardeau » auquel il faut faire face. La majorité des particuliers estiment qu’elles leur prennent trop de temps et qu’il est difficile de concilier vie de famille, situation professionnelle tout en se rajoutant ces tâches supplémentaires. Du côté des entreprises et des salariés, ceux-ci estiment aussi que le temps accordé aux tâches administratives est trop important et cela impacte leur motivation et dynamique pour leur travail.
Ainsi, on estime que jusqu’à 1/3 des français se déclarent en situation de phobie administrative. Il est donc primordial d’être bien organisé et d’être en mesure de conserver ses documents pour y avoir accès à n’importe quel moment et cela passe par plusieurs étapes.
Organiser et trier ses documents
L’application, le sérieux et la rigueur que vous allez consacrer à vos documents ne doivent pas être vus comme un obstacle mais comme quelque chose de positif qui vous bénéficiera dans le futur lorsque vous aurez besoin de remplir vos tâches ou d’avoir accès à vos documents.
Dès que vous recevez des documents il est donc important de s’en occuper le plus tôt possible et de ne pas laisser la charge de travail s’accumuler au risque d’être débordé et de se décourager.
Une des premières choses à effectuer est la lecture parfois complexe de ces documents en notant sur des fiches les différentes procédures à suivre tout en les simplifiant pour une meilleure organisation et un futur gain de temps efficace. De même, annoter directement les documents et rajouter des marque-pages aux endroits les plus importants réduira considérablement le stress de devoir faire face à une pile entière de paperasse puisque vous saurez directement où l’ouvrir.
Classifier ses documents
Pour être en mesure de bien classer ses documents, il faut s’assurer de disposer de supports efficaces. Voici une liste non exhaustive de support que vous devrez donc vous procurer :
-Chemises de classements
-Classement de fiches
-Intercalaires
-Pochètes diverses
-Boîte de classement
-Classeurs
-Trieurs & Parapheurs
-Dossiers suspendus
Pensez à l’aide de ces supports à bien rassembler vos documents par thème et secteur auxquels ils sont associés, n’hésitez pas à vous aider avec des codes couleurs ou annoter encore une fois les supports pour toujours une meilleure optimisation lors de vos recherches.
Archiver ses documents
Une grande partie des documents que nous recevons n’est pas nécessaire dans l’immédiat mais pourra nous être demandée et se révéler indispensable dans notre avenir, il faut donc être sûr des années après de l’emplacement où nous laissons l’ensemble de nos documents. Donc pouvoir bénéficier d’une tranquillité d’esprit une bonne conservation de ses documents passe par un archivage rigoureux. Une classification est donc vivement recommandée et encore une fois des supports sont là pour vous aider et sont donc vivement recommandés.
Une récurrence bénéfique
Enfin, il est vivement recommandé de faire ces tâches régulièrement. Faire systématiquement une même tâche implique pour votre cerveau une facilité à traiter l’information et cela vous demandera donc moins d’énergie et se révélera par conséquent moins ardue.